Adviezen om met social media-archivering aan de slag te gaan

Als overheid wil je zijn waar de burger is, dus ook op social media. Prachtige kanalen om direct met burgers te kunnen communiceren, maar hoe zorg je dat je met de neerslag ervan de Archiefwet in acht neemt? Onderstaand een interview met Migiza Victoriashoop, die als Adviseur Digitale Informatievoorziening bij het Waterlands Archief gemeenten adviseert over hun digitale informatiehuishouding. Daarbij heeft ze in het bijzonder aandacht voor social media-archivering.

Even om te beginnen: wie denkt aan een regionaal archief, ziet misschien stellingen vol buikige boeken, vergeelde perkamenten en broze lakzegels voor zich. Of in ieder geval hoge stapels dossiers. Klopt dat beeld?

‘Ja en nee. Archiefstellingen zijn er zeker, maar de afgelopen decennia zijn gemeenten, provincies en nationale overheden vooral digitale archieven gaan vormen. Daar zitten eenvoudige documenten in, maar bijvoorbeeld ook algoritmes en interactieve geokaarten. Overheden zijn wettelijk verplicht om archiefbescheiden die onder hen berusten, te archiveren of vernietigen. Dat geldt voor papieren brieven, maar tegenwoordig kunnen dat ook e-mails, webpagina’s en berichtjes op social media zijn. Vanuit het Waterlands Archief adviseren we aangesloten gemeenten over manieren om hun informatiehuishouding te verbeteren. Daar zitten ook deze nieuwe informatieobjecten bij.’

Die wettelijke verplichting is er niet voor niets, neem ik aan?

‘Klopt, en het is goed om je dat af en toe te realiseren. We hebben het over de Archiefwet uit 1995: die schrijft voor dat overheden hun bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen. Dan loopt de overdracht naar het archief soepeler. Maar de wet dient ook het publiek. Als gemeenten hun informatie op orde hebben, kunnen ze burgers efficiënter toegang geven tot hun dossiers – en daarmee dus transparanter zijn naar de maatschappij. Een goed – of eigenlijk slecht – voorbeeld is de Toeslagenaffaire. Hierbij hadden gedupeerde burgers onvoldoende toegang tot cruciale informatie over hun zaak, met ernstige gevolgen.’

‘Daarnaast kan overheidscommunicatie historische waarde hebben. Zo leggen sommige gemeenten al een ‘corona-archief’ aan: een potentiële goudmijn voor toekomstige historici die de pandemie willen duiden.’

Laten we even inzoomen op social media-archivering. Moeten overheden ál hun tweets, Reels en Facebook-berichten bewaren?

‘Dat is een afweging. Sommige gemeenten communiceren op social media alleen wat er ook op hun website staat. In zo’n geval hoef je niet per se ook nog alle tweets en LinkedIn-posts te bewaren. Maar content die je alleen op social media plaatst, zou daar wel voor in aanmerking kunnen komen.’

‘Hetzelfde geldt voor uitingen door overheidsfunctionarissen. Een collegelid twittert weliswaar via z’n eigen account, maar zijn tweets zouden kunnen ‘tellen’ als overheidscommunicatie waar burgers rechten aan kunnen ontlenen. Een mooi voorbeeld hiervan zag je een paar jaar geleden, toen burgemeester Krikke van Den Haag haar ontslag aankondigde via Instagram. Het was geen formele manier van ontslag indienen, maar had wel grote impact op de maatschappij. Stel dat je die bewuste video niet zou archiveren, dan ontbreekt de originele mededeling dus in je historische records. En Instagram verwijdert zo’n filmpje na een dag.’

Wat moeten overheden regelen om social media-berichten te kunnen archiveren?

‘Social media-archivering mag vooral geen extra werk opleveren. Hoe ingewikkelder je het maakt, hoe groter de kans dat ambtenaren de handeling ‘skippen’. Daarom zijn geautomatiseerde archiveringsoplossingen interessant. Sommige gemeenten experimenteren met open source-software die informatie op social media ‘oogst’. Het nadeel daarvan is dat je algauw een gespecialiseerde ontwikkelaar nodig hebt, want open source-software is vaak een soort bouwpakket dat je zelf moet ontwikkelen en onderhouden. Dat kost veel tijd en energie.’

‘Gemeenten die niet zo makkelijk een open source-specialist kunnen aantrekken, adviseer ik om eens in de markt te kijken. Daar zijn namelijk partijen die kant-en-klare archiveringstools aanbieden. Vaak is dat standaardsoftware, dus geen maatwerk. Maar meestal kun je gewoon met de leverancier bespreken welke aanpassingen je nodig hebt om de software voor jouw organisatie te laten werken. Vanuit het archief, zoals het Waterlands Archief, kunnen we bij dit soort gesprekken adviseren.’

De Archiefwet is belangrijk, maar ligt door de waan van de dag niet altijd ‘top-of-mind’. Hoe kun je social media-archivering toch meer urgentie geven binnen je organisatie?

‘Tsja, ze zeggen weleens: ‘Never waste a good crisis’. Als het een keer misgaat, heb je natuurlijk een perfecte aanleiding om eens werk te maken van social media-archivering. Maar het is ook zonde om daarop te wachten.’

‘Het kan slim zijn om aan te haken bij verandertrajecten, waarin werkprocessen toch al worden herzien. Stel dat de afdeling Communicatie aan de slag gaat met nieuw beleid, dan heb je een mooi moment om eens om tafel te gaan: wat gebeurt er eigenlijk met de berichten die online worden gezet? Kan er niet een tool aan gekoppeld worden, zodat alle social media-berichten voortaan eenvoudiger gearchiveerd kunnen worden?’

‘Ook aanbestedingstrajecten voor archiverings- of andere beheersoftware zijn interessant, zeker als je vroeg aanschuift en (social media-)archivering meeneemt in het Programma van Eisen. Op die manier kun je vanuit de Archiving by Design-gedachte toewerken naar een passende oplossing.’

Wat zou je overheden met ambities in social media-archivering nog willen aanraden?

‘Praat erover! Met partijen in de markt, maar ga ook eens buurten bij collega-overheden. Je hoeft niet alles wat anderen doen over te nemen, maar het kan wel als inspiratie dienen.’