Data Matters en VHIC bieden oplossing van bron tot e-depot

De digitale databerg blijft groeien. Onderzoeksbureau Gartner voorspelt dat de hoeveelheid data de komende jaren met maar liefst 700% zal toenemen. Van al deze gegevens zal moeten worden bekeken welke gegevens duurzaam bewaard moeten worden. Een groot deel van deze gegevens betreffen ongestructureerde data die zich bevinden op netwerkschijven of in samenwerkingsomgevingen in de cloud. Om deze data over te brengen naar een gecontroleerde omgeving waar ze duurzaam bewaard kunnen worden en tegelijkertijd toegankelijk blijven voor de verschillende gebruiksgroepen bieden VHIC en Data Matters een duurzame oplossing. Deze oplossing bestaat uit een naadloze aansluiting van de functionaliteiten van de RMTool op de functionaliteiten van Strongroom.

Met behulp van de RMTool kunnen ongestructureerde data (bestanden op persoonlijke en netwerkschijven maar ook binnen Microsoft 365 - Teams, SharePoint, OneDrive) worden geordend en geselecteerd. Daarnaast kan de RMTool in de pre-ingest fase metadata meegeven in metadatabestanden. Deze voorselectie en toevoeging van metadata is essentieel voor enerzijds het beheren van de informatie in het e-depot en anderzijds voor de terugvindbaarheid van deze bestanden door de gebruikers van het e-depot. De metadata geven het document context en maken het daardoor herleidbaar. Door de aansluiting van de pre-ingest functionaliteiten van de RMTool op de ingest van Strongroom kunnen de bestanden eenvoudig worden overgezet naar de gecontroleerde beveiligde online opslagomgeving. Dit biedt vele voordelen omdat de bestanden dan niet meer kunnen worden gewijzigd of per ongeluk verwijderd, bovendien worden de bestanden binnen Strongroom beheerd, gecontroleerd en gevalideerd (waaronder controle op data-integriteit). Ditzelfde is ook voor gestructureerde data – in de vorm van exports van applicaties zoals zaaksystemen en documentmanagementsystemen – mogelijk waarbij ze na validatie op eisen van het Nationaal archief door de RMTool kunnen worden geïmporteerd in Strongroom.

Samenwerking VHIC en Data Matters
Met de gezamenlijke oplossing van VHIC (leverancier RMTool) en Data Matters (leverancier Strongroom) worden alle processtappen, van selectie en metadatering van de bestanden die  voor (blijvende) bewaring in aanmerking komen tot structureel beheer en de raadpleegbaarheid van het e-depot, gefaciliteerd. VHIC en Data Matters bouwen binnen dit proces waar nodig samen aan verdere optimalisatie van de onderliggende stappen zonder dat u als klant niet met twee afzonderlijke partijen hoeft te schakelen. Door de combinatie RMTool en Strongroom heeft een organisatie een oplossing voor voorbereiding, inrichting en overbrenging naar het e-depot die eenvoudig is in gebruik, voldoet aan de standaarden en veilig, betrouwbaar en schaalbaar is. Bovendien is de archiefbeheeroplossing te koppelen aan het pakket dat reeds in gebruik is voor raadpleging waardoor gebruikersgroepen eenvoudig kunnen aansluiten.