Docspro ontzorgt Zorg en Zekerheid: toekomstvaste archivering documenten

Zorgverzekeraar en zorgkantoor Zorg en Zekerheid beschikt dankzij Docspro sinds kort over een veilige en schaalbare infrastructuur voor het opslaan en opvragen van enkele miljoenen digitale documenten. Deze cloudoplossing is gerealiseerd door digitale partner Docspro, die tevens het onderhoud voor zijn rekening neemt. Daardoor heeft Zorg en Zekerheid een toekomst vaste oplossing waar ook nieuwe digitaliseringsinitiatieven aan gekoppeld kunnen worden.

Het gebruiken en opslaan van digitale data is in de zorgsector de laatste jaren enorm toegenomen. Zorgverleners, zorgverzekeraars en zorgkantoren zijn daarom op zoek naar oplossingen die het mogelijk maken om de diverse digitale en fysieke documentstromen te stroomlijnen en onder te brengen in één veilige, goed toegankelijke ‘digitale kluis’.

Een cruciaal aspect bij het neerzetten van een dergelijke ‘digitale kluis’ is veiligheid. Bij de meeste documenten gaat het namelijk om zeer vertrouwelijke (privacygevoelige) informatie over de gezondheid van verzekerden en cliënten. Voor zorgverzekeraar en zorgkantoor Zorg en Zekerheid was dit reden om te kiezen voor OnBase in de Hyland Cloud, geleverd door digitale partner Docspro. OnBase in de Hyland Cloud is een wereldwijd bewezen oplossing voor organisaties die te maken hebben met (privacy)gevoelige documenten, onder meer in de financiële sector. Zorg en Zekerheid is hiermee compliant met betrekking tot geldende wet- en regelgeving op het gebied van data en security.

Veilig opgeslagen op één centrale locatie

De nieuwe ‘digitale kluis’ is gevuld met enkele miljoenen documenten die geautomatiseerd zijn gegenereerd door de outputstraat van Zorg en Zekerheid, zodat uitgaande documenten altijd direct zijn opgeslagen. Ook is Zorg en Zekerheid inmiddels begonnen met het opslaan van inkomende documenten zoals brieven, declaraties, bezwaren en klachten in dit digitale archief. Het systeem is onder andere gekoppeld aan systemen als Salesforce, OHI Back Office en de Mijn Zorg en Zekerheid-omgeving, maar is ook geschikt om aan eventuele nieuwe digitaliseringsinitiatieven te worden gekoppeld.

De ‘digitale kluis’ is in nauwe samenwerking tussen Zorg en Zekerheid en Docspro volledig op maat ingericht. Dit implementatieproces is zeer goed verlopen, binnen de afgesproken termijn en budget, zo bleek uit de gezamenlijke evaluatie na afloop. Nu het systeem draait, blijft Docspro waar nodig ondersteuning bieden om de continuïteit te garanderen.

Met de ‘digitale kluis’ is het aandeel handmatig werk in het opslaan van documenten drastisch gereduceerd. Alle documenten zijn veilig opgeslagen op één centrale locatie. Hiermee zijn de medewerkers van Zorg en Zekerheid altijd verzekerd van snelle toegang tot voor hen relevante documenten.

Altijd inzicht in gezondheidsgegevens

De nieuwe manier van werken heeft niet alleen voordelen voor de medewerkers van Zorg en Zekerheid. Voor verzekerden van de zorgverzekeraar en cliënten van het zorgkantoor betekent de digitale kluis dat zij ook op piekmomenten, zonder storingen of vertraging hun eigen gegevens kunnen inzien, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Zo hebben zij altijd inzicht in hun gezondheidsgegevens. Dat zorgt voor financiële rust.

Elles van der Werff, Sales Director Docspro: “Wij zijn blij dat Zorg en Zekerheid voor zijn digitale kluis heeft gekozen voor de bewezen en betrouwbare oplossing van OnBase in de Hyland Cloud. Dit betekent dat opnieuw een grote organisatie zijn vertrouwen uitspreekt in de waarde van deze technologie in het vormgeven van de digitale transformatie.”