ISVAG rolt OpenIMS DMS voor haar administratie uit

De in Wilrijk gevestigde intercommunale ISVAG baat een afvalenergiecentrale uit, waar het restafval van 1 miljoen mensen wordt verwerkt. ISVAG heeft vorig jaar OpenIMS DMS uitgerold voor haar uitvoerende organisatie onderdeel. Hierdoor worden alle documentstromen binnen het bedrijf op een gestructureerde manier opgeslagen en zijn ze door de verschillende ploegen eenvoudig terug te vinden.

Het DMS is met Infor EAM gekoppeld waarin orders en werkopdrachten worden vastgelegd en omgezet naar dossiers in het DMS. Daarnaast worden project- en aanbestedingsdossiers opgebouwd in OpenIMS DMS. Na het succesvol afsluiten en migreren van alle belangrijke bedrijfsdocumenten en -documentatie (achteraf OCR-en van zeer oude documenten zodat deze doorzoekbaar zijn) is het vervolgproject ingezet, namelijk de digitalisering van de administratieve dienst.

Artist impression van de de nieuw te bouwen geheel witte afvalenergiecentrale (Foto's: ISVAG)

Administratieve dienst
De administratieve dienst verzorgt de dagelijkse inkoop van producten en diensten, personeelszaken en ondersteuning van de directie en raad van bestuur. Tijdens het project werden alle personeelsdossiers gedigitaliseerd, met inbegrip van het wagenpark, de afhandeling van schades en klachten. Doordat het DMS zeer veelzijdig is, werden er ook andere bedrijfsprocessen in ondergebracht, zoals de voorbereiding van vergaderingen en postverwerking. Een digitale vergadering wordt in het DMS voorbereid en wanneer de documenten klaar zijn, worden ze automatisch overgedragen naar de vergadertoepassing Meeting.Net. Nadien worden verslagen van afgesloten vergaderingen gearchiveerd.

De bestaande postregistratie MPost is gemigreerd naar OpenIMS DMS waarbij de functionaliteit 1 op 1 is overgenomen, inclusief de mogelijkheid om brieven te genereren. Ook de documenten voor aanbestedingen - die op basis van 3P worden gegenereerd - worden automatisch in het juiste DMS dossier geplaatst. Daarnaast kan men via het Extranet dossiers en documenten delen met externe relaties zoals leveranciers (t.b.v. aanbestedingen), overheidsinstanties voor het rapporteren van meetgegevens en adviseurs.

De implementatie werd terplaatse begeleid door een consultant, waardoor de bedrijfsprocessen optimaal werden geïmplementeerd en de juiste werkwijze en het gebruik van het platform optimaal kan worden ondersteund. Daarnaast werd de consultant ook ingezet voor het uitwerken van verschillende handboeken ter ondersteuning van de ISO certificering.

Het resultaat
Het resultaat is een platform dat alle medewerkers van de ISVAG organisatie ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.