M-Files levert een ROI van 270%

M-Files Corporation, intelligent informatiebeheer, heeft recent nieuwe inzichten gedeeld uit een nieuw gepubliceerd onderzoek over de aanzienlijke kostenbesparingen en bedrijfsvoordelen die met M-Files kunnen worden behaald. De Total Economic Impact of M-Files, een onderzoek gedaan door Forrester Consulting in opdracht van M-Files, laat zien dat het door metadata gestuurde documentbeheer-platform van M-Files tot wel 270% Return on Investment (ROI) kan geven aan middelgrote en grotere organisaties.

Dat betekent dat met ongeveer drie jaar de investeringen weer zijn terugverdiend. Aanvullend toonde het onderzoek aan dat klanten in staat waren besparingen te genereren tot wel $5 miljoen door betere documentatie en zoekfunctionaliteit, versterkte rechtmatigheid van en controle op processen en verhoogde omzetten. Het onderzoek toonde bovendien nog aan dat klanten $3,68 miljoen bespaarden in de zogenaamde Net Present Value (De Netto Contante Waarde, NCW). Dat is de som van de contante waarden van toekomstige cash-flow bedragen en de initiële, uitgaande kasstroom (meestal voor een investering) die daarmee verband houdt.

Volgens het onderzoek ‘stelt het M-Files platform gebruikers in staat om informatie te beheren op basis van wat het is en niet zozeer op basis van waar het is. Daardoor heeft M-Files ook geen ingewikkelde hiërarchische mappenstructuren. Door de unieke metadatastructuur stelt M-Files organisaties in staat om het vinden van informatie te stroomlijnen en (deels) te automatiseren, documenten te categoriseren en te classificeren, rechten toe te kennen, werkstromen te initiëren etc. Voordat de ondervraagde organisaties M-Files gebruikten maakten ze vaak gebruik van oudere en rigide documentbeheersystemen, maar worstelden desondanks nog steeds met ongeorganiseerde informatie, het zoeken naar en vinden van documenten, het voldoen aan strenge veiligheidsvoorschriften rondom informatie en legitimiteit van handelen en het volgen van efficiënte document gestuurde processen.’

Het Forrester Total Economic Impact (TEI) onderzoek geeft veel, heel duidelijk kwantificeerbare voordelen die organisaties met M-Files bereikten. Voorbeelden hiervan zijn:

  1. Verbetering categorisering en indexering van documenten met 60%. Met geïntegreerde Kunstmatige Intelligentie en automatiseringsfuncties in het hart van de oplossing kan M-Files het proces van categorisering en indexering automatiseren en zo een betere klantervaring realiseren;
  2. Verbetering van de zoek- en vind-functie voor documenten en informatie levert tot 40% betere resultaten. M-Files is een op metadata gebaseerde oplossing voor documentbeheer, daardoor hoeven gebruikers zich niet af te vragen waar informatie is. Die is direct beschikbaar in de juiste context op het moment dat de gebruiker het nodig heeft.
  3. Versterking van de rechtmatigheid van en controle op processen, tot wel 25% beter. M-Files voorziet in een bedrijfsbrede beveiliging om informatie van de organisatie als ok die van haar klanten zeker te stellen. Met volledige openheid van alle handelingen rondom een document of informatiebestand: wie heeft wat wanneer gedaan met de informatie en welke acties zijn daarop gevolgd?
  4. Groeiende omzet door betere documentatie. M-Files geeft gebruikers een eenduidige kijk op informatie voor gebruikers. Daardoor kunnen ze beter onderbouwde beslissingen nemen met voor het bedrijf betere resultaten.

Voor de analyse heeft Forrester een soort generieke klant samengesteld om zo de Totale Economische Impact (TEI) van investeringen in M-Files te kunnen weergeven. De bevindingen geven aan dat klanten in dit TEI-onderzoek over een aanzienlijk betere zoekfunctionaliteit beschikken, betere productiviteit realiseren en dat M-Files de medewerkers faciliteerde in betere samenwerking en uitvoering van taakgerichte processen; alles in één eenduidig platform. Een van de klanten gaf aan: ‘Met ons vorige documentbeheersysteem kon je hetzelfde document wel op zes verschillende manieren op verschillende plaatsen opslaan. Dat was uiteraard lang niet zo efficiënt als M-Files. Die ziet erop toe dat een document maar één keer wordt opgeslagen, maar op alle denkbare manieren en in verschillende contexten is terug te vinden.’

‘Het Forrester-onderzoek benadrukt maar weer eens dat onze unieke metadatagestuurde aanpak klanten voorziet in betere en meer functionaliteit, verbeterde medewerkerstevredenheid en de mogelijkheid om een betere klantervaring te realiseren’, aldus Antti Nivala, oprichter en CEO van M-Files. ; Het TEI-onderzoek toont aan dat onze klanten tot wel $3,68 miljoen kunnen besparen op de Netto Contante Waarde (NCW) die ze konden herleiden tot verbeterde werkstromen, geautomatiseerde processen, betere samenwerking en het wegwerken van inefficiënties.’