Overname Hubshare plaatst M-Files op netvlies zakelijke dienstverleners

Overname ontwikkelaar van klantportalen biedt ‘eigenheid’ en veiligheid in samenwerking

M-Files heeft niet voor niets in de zomer van 2018 een flinke kapitaalsinjectie gehad via de Europese Investeringsbank (EIB). Die zag de innovatieve kracht en potentie van het van origine Finse bedrijf als een belangrijke sleutel om Europa verder op de kaart te zetten in informatietechnologie. De overname van Hubshare getuigt net zo zeer van die innovatieve kracht, ziet Sebastiaan Crebolder, marketing manager Benelux.

‘Veel van die investering is gebruikt om vooral ons eigen product verder te ontwikkelen en koppelingen te maken naar allerlei platforms en uitbreiding naar andere markten en toepassingsgebieden’, aldus Crebolder. ‘Dat gaat heel goed en M-Files is in staat om met veel partijen te integreren, van Salesforce tot Microsoft 365, over veel markten heen. Een belangrijk deel van de successen is dus te danken aan de eigen kracht en innovatie binnen M-Files. Maar we willen verder. Daarin past de overname van Hubshare, een ontwikkelaar van klantportalen, perfect.’

Niet alles zelf doen
Volgens Crebolder is het namelijk niet altijd de eerste prioriteit om zelf zaken te ontwikkelen die eigenlijk al bestaan. ‘Als je ziet dat bijvoorbeeld Hubshare een belangrijke speler is in de ontwikkeling van klantportalen in de markt van zakelijke dienstverlening, dan kun je zelf bedenken dat het verstandiger is om te kijken of je met elkaar verder kunt. Voordat je veel tijd, energie en geld gaat steken in iets wat eigenlijk al bestaat.’

Wat belangrijk is aan klantportalen is dat mensen daar in een voor hen vertrouwde omgeving informatie moeten kunnen delen en samenwerken. Crebolder: ‘Voor de klanten van die dienstverleners is het vooral van belang dat zo’n portaal vertrouwd is, veilig en een goede omgeving is om vertrouwelijke bedrijfsinformatie met elkaar te bewerken en te delen. Het moet er dan echter wel uit kunnen zien als een ‘eigen omgeving’. Daarin is Hubshare heel goed geslaagd. Bij de gebruikers van die klantportalen is echter een duidelijke behoefte aan een tool die je in staat stelt om op de juiste manier structuur te geven aan die informatie. En om procesbesturingstechnologie (workflow management) toe te passen om processen in ieder geval deels geautomatiseerd te beheren. Daar sluit de combinatie van M-Files en Hubshare naadloos op elkaar aan. M-Files is niet alleen in staat om op een slimme manier al die informatie te beheren, maar geeft gebruikers juist de mogelijkheid om geautomatiseerde processen in te richten, waarin die informatie een belangrijke rol speelt.’

Eenvoudig en veilig externe gebruikers toevoegen
Met de integratie (door de overname) van M-Files en Hubshare heeft de klant de mogelijkheid om zowel interne als externe gebruikers veilig met elkaar te laten samenwerken binnen een vertrouwde omgeving. Crebolder: ‘Met M-Files zijn we in staat een rechtenstructuur op te bouwen rondom belangrijke bedrijfsinformatie en de processen die daarbij horen. Daarmee kunnen we makkelijk externe gebruikers toevoegen, bijvoorbeeld in het kader van een projectsamenwerking. Iedereen krijgt toegang tot de informatie die bij zijn of haar rol hoort. Alle andere informatie zien ze niet en daar kunnen ze niets mee. Die slimme beveiligingstechnologie op documentniveau zit in M-Files standaard meegebakken. Dat geeft je veel meer vrijheid om effectief samen te werken, zonder je te hoeven bekommeren of externe projectmedewerkers iets zien wat niet voor hen bestemd is.’

Werkstroombesturing
De mogelijkheid om processen te kunnen inrichten en te voorzien van informatie die nodig is om die processen ‘te laten draaien’ geeft M-Files een voorsprong op anderen. Crebolder: ‘Het geeft bovendien de optie om meer dan de standaard documentmanagement-functies toe te passen. We kunnen processen als factuurverwerking, kwaliteitsmanagement, contractmanagement etc. moeiteloos in een (deels) geautomatiseerd format passen, waarbij de relevante informatie voor het verloop van het proces vanzelf wordt ingevoegd in het proces en bijgewerkt in M-Files. Dan heb je altijd de actuele informatie en weet je als proceseigenaar dat het proces is verlopen zoals dat is afgesproken en ingericht. Klopt er iets niet of ontbreekt bepaalde informatie, dan geeft het systeem daar melding van.’

Zakelijke dienstverlening grote groeimarkt
Naast dat Hubshare een belangrijke aanvulling in de M-Files puzzel is, geeft het ook direct toegang tot een belangrijke groeimarkt voor de Finse specialist: de zakelijke dienstverlening. Dat kan zowel financieel als andere dienstverlening zijn, ziet Crebolder: ‘Juist in die markten zien we steeds vaker dat meerdere partijen met elkaar moeten samenwerken in een vertrouwde omgeving, maar wel mét alle mogelijke informatiebeheerfunctionaliteit. Met Hubshare én M-Files bieden we ze nu de mogelijkheid om een samenwerkingsplatform te creëren dat eruit ziet zoals de klant dat wil. De flexibiliteit is er om een front-end te maken die eruit ziet als een ‘klantomgeving’ maar waar in de achtergrond M-Files als de veilige, vertrouwde en intelligente informatiebeheeromgeving opereert. Die eigenheid in de ‘look & feel’ is voor een klant belangrijk, zoals ook recent onderzoek (‘The Evolving Customer: profile of a winner’, mei 2021) van PwC uitwijst. Uit dat onderzoek blijkt bovendien dat niet alleen het gevoel van de klant belangrijk is, maar ook het gevoel van de werknemer. Dus de customer experience én de employee experience tellen zwaar. Als je dat vertaalt naar deze overname kunnen we zowel de ervaring van de klant (de dienstverlener) als de klanten van die klant hiermee bedienen. Voor M-Files is dit een grote stap voorwaarts en we maken hiermee het vertrouwen van de EIB in ons als ‘Europese innovator’ volledig waar.’