De Beleidsmedewerker Informatiebeheer verhuist: van de kelder naar de boardroom!

Paul Schokker, Docspro

De rol van informatie in ons dagelijks leven verandert en wordt steeds prominenter. Echter, zijn we daar eigenlijk al klaar voor? Is de organisatie daar klaar voor? De indruk bestaat dat we er nog niet zo op zijn ingesteld. Wie neemt de verantwoordelijkheid? Moet de Beleidsmedewerker Informatiebeheer naar de boardroom verhuizen?

‘We willen wel altijd en overal kunnen beschikken over alle relevante informatie, maar wie gaat daarvoor zorgen? Wie is de verantwoordelijke en hoe kunnen we ook garanderen dat we altijd en overal zorgvuldig met al die informatie omgaan? Kortom, de rol van de Beleidsmedeweker Informatiebeheer is ‘ineens’ een stuk belangrijker geworden, moet tastbaar worden en veel prominenter op de voorgrond treden’, ziet Paul Schokker, Privacy & Compliance Officer bij informatiespecialist Docspro. ‘Er is nu een serieus andere mindset nodig om de overgang van ‘passieve papieren kluis’ naar ‘actieve digitale beschikbaarheid en transparantie’ met succes te kunnen doormaken.’

Regie een beetje kwijt

De Beleidsmedewerker Informatiebeheer lijkt de regie een beetje kwijt geraakt, denkt Paul: ‘De standaard situatie van deze medewerker die – figuurlijk, maar soms ook letterlijk – vanuit de kelder zijn ding doet is niet meer van deze tijd. Maar hoe dan wel? Informatie is een belangrijke ‘company asset’ geworden, een cruciaal bedrijfsmiddel.’

‘Bij veel organisaties, zowel binnen overheid als bedrijfsleven, zie je nog steeds dat informatiebeheer geen echte eigenaar kent, geen echte eindverantwoordelijke. Deze bevindt zich dan versnipperd bij de financieel directeur, functioneel beheerders of de CISO. Die mindset moet veranderen en daarbij hoort soms een nieuw organisatiemodel waar de informatiebeheerder een spin met 9 poten is. Hij zorgt voor goede afspraken met leveranciers en houdt ontwikkelingen in de markt goed in de gaten. Goed informatiebeheer is geen kostenpost, het is een cruciaal aspect van de organisatie dat in hoge mate bepaalt of je succesvol bent of niet, of je je klanten, cliënten en/of burgers kunt bedienen, dat je werkt vanuit de mensen en of je aantoonbaar betrouwbaar bent.’

Druk wordt groter

De afgelopen jaren is door de veranderende wet- en regelgeving de druk op effectief en transparant informatiebeheer groter geworden. Paul: ‘Maar daarmee heb je nog niet meteen resultaat. Een wet uitvaardigen alleen is niet genoeg. Onze ervaring is dat nog steeds veel organisaties ‘ermee bezig zijn’ maar het niet zien als onderdeel van de kerntaken. Conclusie: informatiebeheer is wel belangrijk, maar blijkbaar nog niet urgent genoeg. Daarom moet de Informatiemanager de handschoen oppakken. Dat wordt de nieuwe rol en functie van de Beleidsmedewerker Informatiebeheer. Hij moet het initiatief nemen en vooropgaan in de volledige digitale transformatie. En dat is meer dan van papier naar digitaal gaan.’

Dynamisch

‘Informatiebeheer is een zeer dynamische omgeving met voortdurend veranderingen die effect hebben op het succesvol functioneren van de organisatie. De informatiemanager is dé persoon die in zijn rol de uiteenlopende belangen, wensen en verplichtingen van alle belanghebbenden kan overzien en daarnaar kan handelen.’

Informatie bij de bron laten

Laat informatie daar waar het hoort te zijn, bij de bron, en verleg de focus naar ‘toegang tot informatie’ in plaats van ‘het hebben van informatie’. Dat laatste is een uiterst gevaarlijke ontwikkeling gebleken: informatie raakt daardoor snel versnipperd door de hele organisatie. De grip op wie, wat, waar en waarom raakt volledig zoek. Het is aan de nieuwe generatie informatiemanagers om ervoor te zorgen dat dat niet gebeurt. Hij verschuift van het eind van de keten naar het begin, ‘ontsnapt’ uit het operationele niveau en krijgt een duidelijke strategische en tactische plaats om het informatiebeleid zichtbaar te ondersteunen. Figuurlijk gesproken verhuist hij van de kelder naar de boardroom.’

Vertrouwen cruciaal, informatie vormt fundament

Burgers moeten vertrouwen kunnen hebben in de genomen besluiten van de overheid en de onderliggende informatie waarop de besluiten zijn gebaseerd. Paul: ‘Maar als er iets onder een vergrootglas ligt is dat het wel. Nog nooit was er zoveel onrust, juist over hoe de overheid omgaat met informatie, de beschikbaarheid voor betrokkenen en over het achteraf (niet) kunnen verantwoorden van genomen besluiten. Door recente wetgeving zoals het inzagerecht (AVG) is iedereen in principe een toezichthouder geworden en kan zo deelnemen aan de democratische rechtsstaat. Volledige, actuele, correcte en beschikbare informatie vormt het fundament voor vertrouwen in de overheid.’

Van meer naar beter naar anders

Het lijkt er echter op dat er eerst iets met gebeuren voordat een organisatie actie onderneemt. Paul: ‘Dat wil je juist voorkomen. Tot nu toe zijn we echter vooral bezig geweest met, als het gaat om informatie en digitalisering, van meer naar beter. We doen in veel gevallen nog hetzelfde, maar beter. Nu moeten we van beter naar anders. Dáár ligt de daadwerkelijke waarde van de digitale transformatie: nieuwe digitale technologie die eerder niet beschikbaar was maakt het mogelijk om nu anders te gaan werken, om adequater te reageren, om meer te bieden. Vasthouden aan hoe de legacy van ‘meer’ en ‘beter’ was, heeft geen toekomst. De informatiebeheerder van vandaag (beter) en morgen (anders) is niet langer meer van gister (meer).  ‘Anders’ vraagt een mentale verandering. De informatiebeheerder van vandaag (beter) en morgen (anders) is niet langer meer van gister (meer).

Vergelijk het met de veranderende dienstverlening van een hotel: van standaard kamers verhuren (meer) naar meer service (beter) naar diverse opties om (meer) kamers als vergader- of recreatieruimte verhuren (anders). Diezelfde kamers, zelfde ruimte, zelfde koffie, ander gebruik.

Van effectief bewaren naar toegevoegde waarde creëren

Datzelfde principe geldt voor informatie. ‘Even kort samengevat: eerst ging het om effectief bewaren, toen moest het digitaal, want er kwam steeds meer en het moest beter worden bewaard. Tegenwoordig wil je echter ook de informatie achter de informatie kunnen ophalen. Informatie die je organisatie inzicht geeft en verder brengt, die voorkomt dat je fouten maakt, deadlines vergeet, informatie publiceert die niet mag worden gepubliceerd of juist wel (!) openbaar moet worden gemaakt (Woo). Maar ook willen we weten wat de waarde van informatie voor de organisatie bepaalt. Daar moeten we naar toe. De toegevoegde waarde van de informatiemanager houdt daarom gelijke tred met de toegevoegde waarde van de informatie zelf.’

Samen aanpakken, deskundigheid delen en innovatief blijven

Natuurlijk staat u er als organisatie niet alleen voor. Er zijn specialisten in de markt die u verder kunnen helpen. Waarbij we samen, in goed overleg, die stappen kunnen zetten die nodig zijn om een succesvolle échte digitale transformatie te kunnen doormaken. Paul: ‘Bij Docspro houden we ervan om dingen gezamenlijk aan te pakken. Om meer grip op je informatiebronnen te krijgen en te houden moet je aandacht besteden aan zowel technische als organisatorische aspecten. Borging van zowel deskundigheid als verantwoordelijkheden garanderen. Wie dezelfde taal spreekt begrijpt elkaar beter, daarom doe je de dingen samen. Niets gaat ondoordacht en vaak zijn er meer wegen die tot een passende oplossing leiden; je moet er alleen voor open staan, meer outside the box durven denken. Vindingrijk, betrokken, deskundig en samen zijn niet toevallig de kernwaarden bij Docspro.’