In 1986 is BMconsultants gestart met het adviseren van buitenlandse software leveranciers die de Nederlandse markt wilden betreden. Op verzoek van verschillende aanbieders is BMconsultants deze plannen ook zelf gaan uitvoeren. Na een periode bezig te zijn geweest met output management heeft het bedrijf in 2006 de keuze gemaakt zich volledig te richten op het digitaliseren van informatiestromen en processen. Hiervoor is een strategisch partnership aangegaan met Kofax Software Inc. gevestigd in Irvine (VS) en M-Files gevestigd in Helsinki (FI). Het managementteam van BMconsultants bestaat uit Directeur Jan Kooiker, Manager Sales Jackie van de Loo en Manager Operations Jac Slits.
IT als kostenpost
Wat het drietal vooral ziet in de markt is dat IT gelukkig steeds minder als kostenpost wordt benaderd. Van de Loo: ‘In eerste instantie werd niet gekeken naar wat het zou kunnen opleveren. Het was ‘Een noodzakelijk kwaad en we moeten investeren’. Dat is echt niet meer van deze tijd: IT is bedrijfsvoering. Het is onlosmakelijk verbonden met alle belangrijke bedrijfsprocessen, het zit verweven in de organisatie. Niemand kan zonder IT.’
Als het over bedrijfsprocessen gaat, is Kooiker, gezien zijn bedrijfskundige achtergrond, direct alert: ‘De toegevoegde waarde van wat wij kunnen bieden ligt juist in het optimaliseren van informatiegestuurde bedrijfsprocessen. Elke organisatie wordt tegenwoordig aangestuurd op basis van informatie. Hoe wil je grip krijgen en houden op al die informatie? Welke informatie is relevant? Hoe sla je informatie op en hoe vind je informatie terug? Welke informatie wordt gebruikt bij klantcommunicatie? Welke respons komt daarop? Hoe verwerk je die? Al die processen, klantinteracties en informatiestromen bepalen wat er gebeurt binnen een bedrijf. Onvolledige of verkeerde informatie kan leiden tot verkeerde beslissingen. Dat kan rampzalig zijn voor een organisatie. Gestructureerd omgaan met informatie en het eenvoudig kunnen aanpassen van informatie verwerkende processen aan de behoefte van een organisatie zijn daarom maatgevend voor een succesvolle onderneming.’
Specialisatie loont
Binnen BMconsultants zijn ze zich er maar al te zeer van bewust dat juist specialisatie loont. Van de Loo: ‘Dat heeft ertoe geleid dat wij ons steeds verder hebben doorontwikkeld, van het inrichten van een digitale postkamer (DPK) tot waar we nu zijn, een Digitale Ontvangst Portaal (DOP) op basis van workflow en Robotic Process Automation (RPA) om handmatige administratieve taken te automatiseren. Op die manier bieden we bedrijven en organisaties houvast om hun digitale transitie succesvol te doorlopen. Het gaat daarbij allang niet meer (alleen) om het verwerken van inkomende facturen. Er zijn talloze andere documenten die minstens zo belangrijk zijn voor een organisatie, maar waar veel minder structuur in zit en die dus veel lastiger digitaal en (semi-) geautomatiseerd te verwerken zijn. Wij zijn erin geslaagd om daarvoor oplossingen in te richten. Dat scheelt niet alleen tijd, en dus geld, het verkleint ook de kans op menselijke fouten. Niet onbelangrijk in een tijd waarbij opdrachtgevers, klanten en de wetgever steeds meer eisen stellen op het gebied van AVG en compliance.
Inbreng en kennisdeling wordt gewaardeerd
De grote ervaring die BMconsultants inmiddels heeft opgebouwd, zowel in de overheid als ook in het bedrijfsleven, leidt ertoe dat ons steeds vaker om advies wordt gevraagd over het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Kooiker: ‘We organiseren regelmatig kennissessies en workshops waarbij we organisaties uitnodigen om langs te komen en we toelichten wat de digitale trends zijn en welke ontwikkelingen zich in de markt voordoen. Daarbij ontstaan interessante gesprekken tussen de deelnemers over waar zij nu staan en waar zij naartoe willen. Die interactie slaat erg goed aan. Het gaat tijdens deze bijeenkomsten vooral om kennisdeling. Wij leren weer van de deelnemers, deels klant zijn en deels nog niet. Vervolgens hopen we dat zij weer van ons kunnen leren hoe ze bepaalde problemen kunnen aanpakken. En uiteraard hoe wij ze daarbij kunnen helpen.’
Voor BMconsultants is het dan ook geen vraag waar de groei zit in de markt. Van de Loo: ‘Bij bestaande klanten kunnen we bijvoorbeeld nog meer doen dan de informatiestromen die we al nu al doen. De vervolgprocessen voeden met de informatie die wij met onze oplossingen uit de inkomende informatiestromen halen vormen een volgende stap in het proces van de digitale transitie. De aansluiting op andere systemen en applicaties moet naadloos en liefst volledig digitaal verlopen. Daarmee trachten we zo veel mogelijk handmatige handelingen uit te bannen en toe te werken naar een digitaal gestuurde organisatie. Veel informatie is tegenwoordig uiteraard al digitaal beschikbaar, maar niet gestructureerd genoeg om er automatisch wat mee te kunnen. Dat is wel noodzakelijk in een maatschappij die steeds meer in ketens samenwerkt. Je bent niet alleen, je werkt samen met partners, klanten en andere stakeholders. Er moeten voortdurend gegevens worden uitgewisseld. Wij zijn in staat om te structureren, betekenis te geven aan documenten en data om op basis daarvan volgende stappen in het proces geautomatiseerd uit te voeren. Robotic Process Automation (RPA) kan daarin een belangrijke rol vervullen, maar zal nooit een doel op zich zijn. We gaan samen met onze klant de processen helemaal ‘ontleden’ en ontwerpen een nieuw, digitaal werkproces . Daarin ligt onze échte toegevoegde waarde voor een organisatie. Digitale transitie houdt niet op bij het digitaliseren van bestaande processen. Er komt veel meer bij kijken, dat vereist specialisatie.’
Standaard software en toch een klant specifieke oplossing
Kooiker ziet in de markt een behoefte aan standaard software en minder leveranciers. ‘Ook IT-afdelingen moeten steeds efficiënter werken. En software moet snel kunnen worden aangepast aan veranderende bedrijfsprocessen. Als BMconsultants bieden wij met Kofax en en M-Files een volledig pakket standaard software voor Inputmanagement, Workflow, Robotic Process Automation, Outputmanagement en Documentmanagement.
Onze consultants staan klaar om voor klanten de standaard software van Kofax en M-Files, klant specifiek in te richten. Door hun jarenlange ervaring combineren zij hun kennis van onze softwareoplossingen met, de bij klanten, opgedane ervaring bij het inrichten van bedrijfsprocessen.
Dat het een succesvolle aanpak is, blijkt uit de groeicijfers van de laatste jaren. De organisatie is flink gegroeid in personeel (de laatste twee jaar van 12 naar 20 mensen) en in omzet.
Jan Kooiker
Functie: Directeur | Partner
Studie: Technische Bedrijfskunde TU Eindhoven, Register Controllersopleiding, VU Amsterdam
Werkt bij BMconsultants sinds: 2013
Carrière: Verschillende financiële en directie functies vervuld bij Ahold, NS, Servex en Catalpa. Ervaring met het doorvoeren van veranderingsprocessen in het bedrijfsleven en bij overheidsorganisaties, waaronder de implementatie van ICT-systemen, verbetering van de kwaliteit en efficiency van bedrijfsprocessen en besturingsvraagstukken van organisaties.
Jackie van de Loo
Functie: Manager Sales | Partner
Studie: Arbeids- en organisatiepsychologie, VU Amsterdam
Werkt bij BMconsultants sinds: 2008
In 2007 als researcher/bedrijfsanalist kennis verworven van de markt van de Enterprise Document Management, Business Process Management, Enterprise Resource Management en Document Outsourcing Services systemen.
Binnen het team van BMconsultants verantwoordelijk voor Sales en Marketing. Als geen ander in staat de wensen van klanten te vertalen naar praktische oplossingen. Door jarenlange ervaring op de gemeentemarkt exact op de hoogte van de kwesties die in deze markt spelen.
Jac Slits
Functie: Manager Operations | Partner
Studie: HTS Eindhoven, AMBII-opleiding
Werkt bij BMconsultants sinds: 2000
Carrière: Bij verschillende bedrijven hoofd ICT geweest en de rol van projectleider en productdeskundige vervuld bij implementatie projecten van ERP systemen. Vervult de functie van Manager Operations en is verantwoordelijk voor de realisatie van de projecten.
Gecertificeerd consultant in Kofax Capture, KTM en KTA en door de kennis en ervaring met administratieve processen goed op de hoogte van de mogelijkheden om documentprocessen te automatiseren en efficiënter te laten werken.
